Privacybeleid — NumaBooks

NumaBooks is boekhoudsoftware van Numabit BV, Kruisstraat 49, 2570 Duffel, België (ondernemingsnummer BE 0789.992.051). Dit beleid geldt voor de webapp op numabooks.app en voor de NumaBooks-apps voor iPhone, iPad en Android.

Voor de gegevens van je account (naam, e-mailadres, aanmelden) is Numabit BV verwerkingsverantwoordelijke. Voor de boekhouding die je in NumaBooks bijhoudt — facturen, bonnetjes, bankbewegingen, relaties — ben jij (je bedrijf) de verantwoordelijke en treedt Numabit BV op als verwerker: we verwerken die gegevens alleen om de dienst te leveren.

Account: naam, e-mailadres, je rol in een administratie en de gegevens om veilig aan te melden (wachtwoordhash, tweede factor, passkeys, gekoppelde toestellen).

Boekhouding: wat jij of je koppelingen aanleveren — aankoop- en verkoopfacturen, gescande bonnetjes en hun tekst, bankbewegingen en saldi, relaties (klanten, leveranciers), boekingen en btw-aangiften.

Gebruik: technische logboeken (tijdstip, verzoek, foutmeldingen) en een audit-spoor van beslissingen in je boekhouding, nodig voor beveiliging en voor de wettelijke controleerbaarheid van een boekhouding.

We gebruiken geen advertenties, geen advertentie-ID's en geen trackers van derden, en we verkopen geen gegevens.

De app koppelt aan je NumaBooks-account met een QR-code uit de webapp. Op het toestel bewaren we alleen een toegangstoken (in de beveiligde opslag van het toestel) en een tijdelijke wachtrij van scans die nog moeten worden opgeladen. Scannen gebeurt met de documentscanner van het toestel; de beelden gaan alleen naar je eigen NumaBooks-administratie. Vergrendelen met vingerafdruk of Face ID gebeurt volledig op het toestel — wij krijgen geen biometrische gegevens. Meldingen worden lokaal getoond na een controle bij je NumaBooks-server.

Om de dienst te leveren waarvoor je een overeenkomst met ons hebt (boekhouden, facturen versturen, koppelen met je bank), om aan wettelijke verplichtingen te voldoen (boekhoud- en btw-wetgeving) en om de dienst te beveiligen en te verbeteren (gerechtvaardigd belang).

NumaBooks draait op servers van Numabit in België. Alleen als dat nodig is voor een functie die je gebruikt, gaan gegevens naar deze verwerkers:

• Cloudflare — beveiligde verbinding en bescherming tegen aanvallen (doorgifte van verkeer).
• Anthropic (Claude) — het lezen van facturen en bonnetjes en de assistent Numa; alleen als je die functies gebruikt. Anthropic gebruikt deze gegevens niet om modellen te trainen.
• ElevenLabs — spraak voor Numa, alleen als je de stem gebruikt.
• Ponto (Isabel/Ibanity), Enable Banking en PayPal — het ophalen van bankbewegingen, alleen na jouw toestemming bij je bank.
• Recommand — het versturen en ontvangen van Peppol-facturen.
• Microsoft (Office 365) of je eigen mailserver — het versturen en ophalen van mail, alleen als je een mailbox koppelt.
• Didit — identiteitscontrole bij elektronisch ondertekenen, alleen als die optie gekozen is.

Je boekhouder ziet je administratie alleen als je hem of haar zelf uitnodigt. Een leverancier buiten de Europese Economische Ruimte krijgt alleen gegevens met passende waarborgen (zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie).

Accountgegevens zolang je account bestaat. Boekhoudkundige stukken en boekingen zo lang als de Belgische boekhoud- en btw-wetgeving voorschrijft; daarna worden ze verwijderd. Technische logboeken bewaren we kort (doorgaans enkele weken tot 90 dagen).

Alle verbindingen zijn versleuteld (HTTPS). Toegang vraagt aanmelden met een tweede factor of passkey; elke administratie is strikt afgeschermd van andere. Sleutels van koppelingen worden versleuteld bewaard.

Je kunt je gegevens inzien, laten verbeteren, laten wissen (voor zover de wet geen bewaring oplegt), de verwerking laten beperken, bezwaar maken en je gegevens in een gangbaar formaat meekrijgen — NumaBooks heeft daarvoor ook een volledige export. Mail ons op het adres hieronder. Ben je niet tevreden, dan kun je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Stuur een mail naar [email protected] met het onderwerp "Account verwijderen", vanaf het e-mailadres van je account. We verwijderen je account, je toegang en de gekoppelde toestellen binnen 30 dagen en bevestigen dat per mail. Een gekoppelde telefoon of tablet kun je ook meteen zelf loskoppelen onder Instellingen → NumaBooks-app in de webapp.

Boekhoudkundige stukken van een bedrijf die de wet ons verplicht te bewaren, houden we tot het einde van die bewaartermijn bij; daarna worden ook die verwijderd. Wil je ze eerst meenemen, gebruik dan de volledige export in NumaBooks.

Vragen over dit beleid of over je gegevens: [email protected] — Numabit BV, Kruisstraat 49, 2570 Duffel.